Oft platzen Archive aus allen Nähten oder die Aktenberge werden unübersichtlich und unter suboptimalen Bedingungen in zu teuren Räumlichkeiten gelagert. In solchen Fällen ist es an der Zeit, über eine externe Archivierungslösung nachzudenken. Denn mit einem Outsourcing kann der Platz besser genutzt werden. Zudem garantieren professionelle Archivdienstleister mit umfangreichen Sicherheitsvorkehrungen den Schutz vor Verlust und unbefugtem Zugriff. Auch die Einhaltung der verschärften gesetzlichen Vorschriften ist so sichergestellt. Wird die physische mit der elektronischen Archivierung kombiniert, lässt sich die digitale Transformation konsequent vorantreiben. Dank der einzigartigen semantischen Volltextsuche des Archivierungsspezialisten Biella SimplyFind wird das Wiederfinden der Dokumente extrem einfach. Dieser Anbieter garantiert zudem, dass sämtliche Daten nur in der Schweiz gespeichert werden. Dies schafft die optimale Voraussetzung für eine sichere, zukunftsgerichtete Arbeitsweise.
Es gibt viele Gründe für eine externe Archivierung
Zugegeben, Archivfragen stehen meist nicht zuoberst auf der Prioritätenliste einer Geschäftsleitung. Doch akute Situationen können plötzlich auftreten und der latente Zeitverlust durch unnötige Sucherei ist schleichend. Daher sollten sich Unternehmen frühzeitig mit dieser Thematik auseinandersetzen und die Archivierung optimal in die Prozessabläufe einbauen. Dies spart Zeit und viel Geld. Nehmen wir das typische Beispiel eines mittleren Unternehmens, das seine Akten in den Büroräumlichkeiten lagert. Da kommen während der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht locker einige hundert Ordner zusammen, die den Raumbedarf von mehreren Arbeitsplätzen besetzen. Hier drängt sich eine externe Archivierung schon aus Kostengründen auf. Zudem ist die Sicherheit von herkömmlichen firmeneigenen Papierarchiven schwierig zu gewährleisten. Wie ist der Schutz vor Elementarschäden? Haben wirklich nur die berechtigten Personen Zugriff auf Verträge, Belege und Mitarbeiterdaten? Auch wenn Firmen aufgelöst werden, muss die gesetzliche Aufbewahrungspflicht trotz fehlendem Domizil weiterhin erfüllt werden.
Die digitale Transformation beginnt beim Archiv
Heute sind viele Dokumente bereits elektronisch vorhanden. Sie können somit ohne grosse Umwege in unveränderbare PDF/A umgewandelt und so direkt archiviert werden. Zudem ist es ratsam, dass Unternehmen die Digitalisierung ihrer Prozesse vorantreiben – am besten gleich mit dem Archiv anfangen! Zur Effizienzsteigerung sollten nämlich auch Papierbelege zurückliegender Geschäftsjahre gescannt und ebenfalls im elektronischen Archiv abgelegt werden. Mit Zugriffsberechtigungen können Nutzer die Dokumente von jedem Gerät aus jederzeit und ortsunabhängig abrufen. Eine clevere Onlineverwaltung und Indexierung helfen beim schnellen Finden. Der Nutzen eines digitalen Archivs leuchtet somit sofort ein.
Für optimale Archivierungslösungen am besten zum Spezialisten!
Bekannt für ihre flexiblen und umfassenden Dienstleistungen ist das Schweizer Unternehmen Biella SimplyFind. Seit der Erfindung ihres legendären Bundesordners® vor über 100 Jahren gilt die Biella Gruppe als der Schweizer Archivierungsspezialist schlechthin. Die Experten von Biella SimplyFind haben bereits unzählige Firmen – vom Kleinbetrieb bis zum Konzern – sowie zahlreiche Branchenverbände und öffentliche Verwaltungen beim Aufbau eines externen physischen oder digitalen Archivs unterstützt. Biella SimplyFind deckt alles ab, was Unternehmen heute für die effiziente Kombination der physischen und digitalen Archivierung benötigen und begleitet die Kunden durch den zum jeweiligen Bedürfnis passenden Archivierungsprozess. Ein übersichtliches Online-Verwaltungstool mit semantischer Suche lässt alle Dokumente ganz einfach finden. Ohne neue teure Software anzuschaffen, können Kunden damit jederzeit auf ihre physischen und digitalen Dokumente zugreifen.
Optimale Sicherheit durch 100% schweizerische Lösung
Biella SimplyFind ist der einzige Archivdienstleister, der als rundum helvetisches Unternehmen die ganze Dienstleistungskette an analogen und digitalen Archivierungslösungen anbietet und so eine Brücke zwischen beiden Welten schafft. Neben der Aufbewahrung der Ordner im sicheren Archiv in Brügg bei Biel, setzen sie auch mit innovativen digitalen Lösungen Massstäbe. Die Daten des E‑Archivs sind mehrfach verschlüsselt auf hochsicheren Schweizer Servern in den Alpen gespeichert.
Lange Tradition im Verwalten von Dokumenten
Die Biella SimplyFind AG gehört zur Biella Group mit Sitz im schweizerischen Brügg bei Biel. Seit der Gründung im Jahre 1900 hat sich der Erfinder des Bundesordners® zu einem dynamischen Unternehmen im Verwalten und Finden von Dokumenten entwickelt. Innovative Lösungen schaffen Ordnung im digitalen Informations- und Dokumentenuniversum. Hybride Produkte verbinden den physischen mit dem digitalen Dokumentenkreislauf. Biella SimplyFind ist der Spezialist im Bereich der gesetzeskonformen Archivierung und hochsicheren Datenspeicherung. www.simplyfind.com
