Dokumentenverwaltung in der Bundesverwaltung

Im Januar 2008 hat der Bundesrat entschieden, dass bis Ende 2011 sämtliche
Amtsstellen ein GEVER-System eingeführt haben müssen. Mit der Einführung von
GEVER will der Bundesrat erreichen, dass in der Bundesverwaltung flächendeckend
das elektronische Dossier als Masterdossier vorhanden ist. Eine physische Ablage
entfällt, es werden nur noch einzelne Dokumente (z.B. Verträge) in Papierform aufbewahrt.
Die organisatorische und technische Einführung der Geschäftsverwaltung (GEVER)
in den Ämtern der Bundesverwaltung stellt die Verantwortlichen aller Stufen vor eine
grosse Herausforderung. Die Erfahrungen der letzten 20 Jahre – Einführung von
elektronischen Hilfsmitteln in der Aktenführung oder der Geschäftsverwaltung GEVER
– zeigen eines deutlich: die Implementierung solcher Systeme ist nur mit grossem
finanziellen und personellen Aufwand sowie tiefgreifenden Veränderungen in der Aufbau-
und Ablauforganisation zu realisieren. Diese neuen Abläufe mit der entsprechenden
Verteilung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten müssen
definiert und beschrieben werden. Eine erfolgreiche Einführung hängt zudem vom
Faktor Mensch ab. Sei es die Direktorin/der Direktor, die Linienvorgesetzten oder die
Mitarbeitenden, alle sind von der Umstellung auf die elektronische Aktenführung mehr
oder weniger betroffen. Der grosse Aufwand bei der Einführung lohnt sich jedoch nur,
wenn damit auch ein Nutzen oder Mehrwert erzielt wird. Diesen Mehrwert gilt es zu
beschreiben und – von allen getragen – umzusetzen.
1991 wurde in der Bundesverwaltung das erste Geschäftsverwaltungs (GEVER)-
System eingeführt. Das Produkt ermöglichte es einer Registratur, die Metadaten der
Aktenführung elektronisch zu erfassen und Geschäftsabläufe konnten im System
hinterlegt werden. Sämtliche Mitarbeitenden der Amtsstelle wurden etappenweise ausgebildet und per Stichtag wurde die Software produktiv eingeführt. An dieser Stelle wurden die entscheidenden Fehler für eine erfolgreiche Einführung gemacht; es fehlte an Support
am Arbeitsplatz, die Geschäftsleitung bemühte sich nicht darum, ein Management
Commitment gab es nicht, die Benutzung der Software versandete. Die Leute arbeiteten
nicht mit dem GEVER-System, das Projekt war somit gescheitert. Aus diesen Fehlern wurde gelernt und bei späteren Einführungen konnte von den Erfahrungen profitiert werden. Was aber wurde gelernt? Sehr wichtig ist, vor der Einführung eines GEVER-Systems dessen Mehrwert klar zu kommunizieren. Nämlich:
Good Governance durch rechtskonforme Aktenführung
Transparente und nachvollziehbare Geschäftstätigkeit
Verlässliche und vollständige Dossiers
Ort- und Personenunabhängige Verfügbarkeit
Übersicht über alle Informationen: Grundlage für Entscheidungen und
Wissensmanagement
Finden statt suchen
Vereinfachung und Rationalisierung der Verwaltungsarbeit
Einfachere Zusammenarbeit
Geschäftsablauf und Bearbeitungsstand wird transparent
Information Life Cycle Management: Einheitliche Strukturierung, Erschliessung
und Verwaltung der Unterlagen im ganzen Lebenszyklus, langfristige Verfügbarkeit
relevanter Informationen
Effizientere Auskunftsbereitschaft
Wichtig ist auch, dass während der Einführung Promotoren gefunden werden, die eine positive Stimmung verbreiten. Es muss auch Platz haben für konstruktive Auseinandersetzungen, die Gerüchteküche hingegen sollte minimiert werden. Und, sicherlich
ganz bedeutend, kleine“ Wunder“ schaffen, die wirken für mehr Akzeptanz.
Dank all diesen Faktoren und den unten erwähnten Punkten besteht eine grosse
Chance, ein GEVER-System erfolgreich einzuführen.
Kontakt:
www.sbf.admin.ch