Damit eine gemeinnützige, operativ tätige Stiftung in der heutigen Zeit allen Anspruchsgruppen gerecht werden kann, muss sie betriebswirtschaftlich wie ein KMU geführt werden.
Insbesondere müssen bei einer gemeinnützigen Stiftung die unterstützenden Personen und Institutionen zeitnah und transparent informiert werden können. Die Stiftung muss sicherstellen sowie den Nachweis erbringen, dass die zur Verfügung gestellten Mittel korrekt verwendet werden. Als Kontrollmechanismen wirken bei unserer Stiftung der Stiftungsrat, die Revisionsgesellschaft, externe Revisionen durch die Ausgleichskasse und MWST sowie die eidgenössische Stiftungsaufsicht et cetera.
Damit die zur Verfügung gestellten Mittel korrekt und zielgerichtet eingesetzt werden können, müssen Prozesse klar definiert und abrufbar sein. So betreibt die Stiftung TBB
Schweiz nebst weiteren Projekten das Tierheim an der Birs. Um dieses moderne Tierheim wirtschaftlich betreiben zu können, werden soweit als möglich digitale Werkzeuge eingesetzt. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeitenden im Marketing / Fundraising und der Verwaltung, sondern vor allem auch die Mitarbeitenden, welche keine Bürotätigkeit
ausüben. Prozesse wurden aufgenommen, digitalisiert und den Angestellten in digitaler Form zur Verfügung gestellt (zum Beispiel über das Intranet, Tablets, Mobile et cetera).
Nicht nur sind Wissen und Best Practices so konserviert und jederzeit abrufbar geworden, es kann auch schnell auf Veränderungen reagiert und nötige Massnahmen können zeitnah
an das gesamte Team weitergegeben werden. Mit der Aufnahme der Prozesse mussten auch alle Schnittstellen erkannt und bezeichnet werden. Unnötige Schnittstellen wurden eliminiert und neue definiert. Der Bedeutung der Schnittstellen wurde ein grosser Wert zugemessen, damit wurden die Risiken von Reibungs- beziehungsweise Informationsverlusten minimiert. Auch die Schnittstellen mussten wie die Prozesse beschrieben, digitalisiert und allen Mitarbeitenden elektronisch zur Verfügung gestellt werden.
Die Automatisierung der Kommunikation mit Kunden sowie Spenderinnen und Spendern (zum Beispiel über die Website) erleichtert heute den Zugang zur Stiftung und deren Projekte. Viele Informationen können ohne Einflussnahme des Teams an Interessierte abgegeben und allfällige Anfragen kanalisiert und dem richtigen Bereich zugewiesen werden. Spenden, Mitglied- und Patenschaften werden direkt online abgeschlossen und verarbeitet.
Auch wenn wir in den vergangenen drei Jahren mit grossen Schritten vorangekommen sind, sind einige Projekte der Prozess-, Schnittstellenbeschreibung und Digitalisierung noch nicht abgeschlossen beziehungsweise dem ständigen Wandel unterworfen.
Dass die Projekte nicht immer so schnell wie von allen gewünscht voranschreiten, ist nicht nur den zur Verfügung stehenden finanziellen Mitteln zuzuschreiben. So wird alles in Eigenarbeit mit unseren bestehenden Mitarbeitenden nebst dem Tagesgeschäft erarbeitet und implementiert. Einzig die nötige Software muss extern beschafft werden.
Die Stiftung TBB Schweiz ist damit gut aufgestellt und gerüstet für die Zukunft.
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