Auf Anfang 2016 hat der Bund seine Lieferanten zur Einreichung einer elektronischen Rechnung verpflichtet. Seither konnte der Anteil der E-Rechnungen auf rund 60 Prozent erhöht werden. Über diese Entwicklung liess sich der Bundesrat an seiner Sitzung vom 27. Juni 2018 informieren. Die Bundesverwaltung ist bestrebt, diesen Anteil weiter zu erhöhen, und akzeptiert neu auch PDF-Rechnungen per E-Mail.
Seit dem 1. Januar 2016 sind die Lieferanten des Bundes verpflichtet, elektronische Rechnungen einzureichen. Durch den papierlosen Austausch können die Rechnungen effizienter verarbeitet werden. Beispielsweise fällt das Auspacken und Scannen weg und die Rechnungsdaten können einfacher in das Buchhaltungssystem übernommen werden.
Seit Einführung der Verpflichtung konnte der Anteil der E-Rechnungen kontinuierlich von 14 Prozent im Dezember 2014 auf 57 Prozent im Mai 2018 gesteigert werden. Dies entspricht rund 400‘000 von insgesamt 700‘000 Rechnungen pro Jahr. Die Verpflichtung betrifft nicht alle Rechnungen: Kleinbeschaffungen sind davon ausgenommen, und nicht alle Rechnungen an die Bundesverwaltung stammen aus einer Lieferantenbeziehung.
Die Bundesverwaltung ist bestrebt, den Anteil E-Rechnungen weiter zu erhöhen. Sie bietet ihren Lieferanten deshalb verschiedene Zustellmöglichkeiten für Rechnungen an. Seit dem 1. Januar 2018 können E-Rechnungen auch ohne digitale Signatur verschickt werden. Dies vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung für die Lieferanten erheblich. Ab sofort akzeptiert der Bund auch PDF-Rechnungen per E-Mail. Durch die ab 2019 geplante Ablösung des Einzahlungsscheins durch einen QR-Code auf dem Rechnungsdokument wird die automatische Weiterverarbeitung von Rechnungen im PDF-Format zusätzlich erleichtert.
Im Vergleich zur Schweiz bestehen in den Nachbarländern der Schweiz strengere Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Der Bundesrat zieht aber ein positives Fazit zur Einführung der E-Rechnung in der Schweiz und möchte den partnerschaftlichen und pragmatischen Ansatz ohne Ausdehnung des Obligatoriums weiterführen.